Hilfe und Kontakt
So finden Sie Ausschreibungen und arbeiten mit Ihren Unterlagen. Ein Beispiel für die Aufbereitung sehen Sie in der Beispielanalyse.
Auch Referenzabgleich, Gemeindeprotokolle, Marktfilter, Teamarbeit sowie API und MCP werden dort erklärt.
In vier Schritten anfangen
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1. Passende Ausschreibungen finden
Suchen Sie nach einer Leistung oder einem Produkt. Mit Branche, Region und Frist grenzen Sie die Treffer ein. Die Suche ist ohne Konto zugänglich. Öffnen Sie einen Treffer, um die Bekanntmachung und den Link zum Vergabeportal zu sehen.
Begriffe: CPV, NUTS, Vergabestelle, Erfüllungsort
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2. Treffer merken und Suchen speichern
Mit einem Konto können Sie interessante Ausschreibungen merken. In der Merkliste behalten Sie den Bearbeitungsstand im Blick. Speichern Sie die Filter Ihrer Suche als Suchprofil, um dieselbe Auswahl wieder aufzurufen und Benachrichtigungen einzurichten.
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3. Unterlagen prüfen und die Analyse nutzen
Öffnen Sie eine Ausschreibung. Liegt schon eine Analyse vor, sehen Sie sie sofort. Mit „Vergabeunterlagen laden“ holen wir die Unterlagen in Ihrem Auftrag aus dem Vergabeportal; die Originale stehen danach nur Ihrer Organisation zur Verfügung. Alternativ können Sie ein eigenes ZIP-Paket mit Vergabeunterlagen hochladen. Die Analyse ordnet unter anderem Fristen, Eignung, Zuschlagskriterien und Checkliste. Nutzen Sie die Quellenverweise, um wichtige Angaben im Original zu prüfen.
Begriffe: Angebotsfrist, Bindefrist, Los, Verfahrensart, Nebenangebot
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4. Bei Bedarf eigene Referenzen und Nachweise abgleichen
Für eine Analyse genügt das Vergabepaket. Nur für den persönlichen Abgleich hinterlegen Sie zusätzlich Ihre Leistungen, Umsätze, Referenzen und Nachweise. Diese Angaben sind die Grundlage für den Abgleich mit den Anforderungen einer Ausschreibung. Fehlende Angaben können nicht als erfüllte Anforderungen gewertet werden. Speichern Sie das Profil, bevor Sie die Seite verlassen.
Begriffe: Eignung, Präqualifizierung, Eignungsleihe, Nachunternehmer
Häufige Fragen
Was kostet Zuschlagsreif?
Während der Einführung nichts. Sie legen ein Konto ohne Zahlungsdaten an und nutzen Suche, Analysen und Team kostenlos. Sobald es Tarife gibt, kündigen wir sie mindestens 7 Tage vorher an — auf der Preisseite und per Mail.
Wie lege ich ein Konto an und melde mich an?
Sie können sich selbst registrieren: Konto anlegen, E-Mail-Adresse und ein Passwort mit mindestens zehn Zeichen angeben. Sie bekommen eine Mail mit einem Bestätigungslink — erst nach dem Klick darauf stehen Analyse, Eignungsprüfung, Kriterien, Chat, Abgleich und Suchagenten zur Verfügung. Suchen, Bekanntmachungen lesen und merken können Sie sofort.
Mit einem bestehenden Konto anmelden; ein vergessenes Passwort setzen Sie über Passwort vergessen neu.
Wurden Sie von einem Team eingeladen, öffnen Sie stattdessen den Einladungslink aus der Mail — das Konto gehört dann von Anfang an zur Organisation. Ist der Link abgelaufen, bittet man dort um einen neuen; sonst hilft der Kontakt unten.
Warum finde ich keine passenden Treffer?
Prüfen Sie die aktiven Filter und erweitern Sie bei Bedarf Region oder Frist. Versuchen Sie einen allgemeineren Suchbegriff. Ein gespeichertes Suchprofil verwendet seine eigenen Filter; öffnen Sie es, um die Auswahl zu prüfen.
Warum fehlen Unterlagen oder einzelne Angaben?
Nicht jedes Vergabeportal stellt alle Unterlagen für den automatischen Abruf bereit. Folgen Sie dem Portallink in der Bekanntmachung. Falls Sie die Unterlagen bereits haben, können Sie sie als ZIP-Paket hochladen. Eine Analyse kann nur Angaben aus den vorliegenden Dokumenten aufbereiten; maßgeblich bleiben die Originalunterlagen.
Wer sieht die Originalunterlagen?
Analysen mit kurzen Belegzitaten sehen alle angemeldeten Konten. Originaldateien, Leseansicht, Volltextsuche und das ZIP der Unterlagen gibt es nur für Organisationen, die die Unterlagen selbst geladen haben („Vergabeunterlagen laden“). Beim ersten Abruf bestätigen Sie einmal den Auftrag dazu. Für Angebot und Bieterkommunikation registrieren Sie sich im Vergabeportal.
Was mache ich bei einer Fehlermeldung?
Nutzen Sie „Erneut laden“, wenn die Seite diesen Knopf anbietet. Den aktuellen Betriebsstand finden Sie auf der Statusseite. Wenn der Fehler bleibt, senden Sie uns die Seitenadresse, den Zeitpunkt und den Wortlaut der Meldung. So können wir den betroffenen Schritt nachvollziehen.
Begriffe aus dem Vergaberecht
Kurz erklärt, was die Wörter in Ausschreibungen und Analysen bedeuten. In der Anwendung steht hinter vielen davon ein Fragezeichen mit demselben Satz.
- abbedungen
- Vertraglich abbedungen heißt: Die Vertragsparteien haben eine Regel, die sonst automatisch gelten würde, ausdrücklich ausgeschlossen.
- Angebotsfrist
- Der Zeitpunkt, bis zu dem Ihr Angebot vollständig eingegangen sein muss. Eine Minute später ist zu spät — verlängert wird nur in Ausnahmefällen und für alle gleichzeitig.
- Bedarfsleistungen
- Positionen, die nur abgerufen werden, wenn sie tatsächlich gebraucht werden. Sie müssen sie kalkulieren, verdienen daran aber vielleicht nie etwas.
- Bietergemeinschaft
- Mehrere Betriebe geben gemeinsam ein Angebot ab und haften zusammen. Sinnvoll, wenn keiner allein die geforderte Größe oder alle Gewerke abdeckt.
- Bindefrist
- So lange sind Sie an Ihr Angebot gebunden: Sie können es nicht zurückziehen und den Preis nicht ändern. Kalkulieren Sie Material- und Lohnsteigerungen für diesen Zeitraum ein.
- CPV
- Ein europäischer Nummernschlüssel für Leistungsarten („Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge“). Danach lässt sich nach Ihrer Branche filtern.
- Eignung
- Der Nachweis, dass Ihr Betrieb den Auftrag ausführen kann: Erlaubnisse, Umsatz, Referenzen, Personal, Versicherung. Wer die Eignung nicht belegt, wird gar nicht erst gewertet.
- Eignungsleihe
- Sie erfüllen eine Anforderung nicht selbst, sondern über einen anderen Betrieb, der sie Ihnen verbindlich zusagt. Dafür braucht es eine schriftliche Erklärung dieses Betriebs.
- Einheitliche Europäische Eigenerklärung
- Ein europaweit einheitliches Formular, in dem Sie Ihre Eignung zunächst nur erklären. Die Belege verlangt die Vergabestelle erst, wenn Sie in die engere Wahl kommen.
- Erfüllungsort
- Der Ort, an dem die Leistung zu erbringen ist. Für die Anfahrt und damit für Ihre Kalkulation oft wichtiger als der Sitz der Vergabestelle.
- gesamtschuldnerisch
- Jeder Beteiligte haftet für das Ganze: Der Auftraggeber darf sich aussuchen, von wem er die volle Leistung verlangt. Im Innenverhältnis gleichen die Partner das untereinander aus.
- Leitweg-ID
- Die Adressnummer der Behörde für elektronische Rechnungen. Ohne sie kommt Ihre XRechnung nicht an.
- Los
- Ein Teilauftrag innerhalb derselben Ausschreibung. Sie können sich auf einzelne Lose bewerben — oft ist das der einfachere Einstieg als auf die ganze Leistung.
- Nachunternehmer
- Ein Betrieb, der Teile Ihres Auftrags für Sie ausführt. Sie bleiben gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich und müssen den Einsatz meist vorher benennen.
- Nebenangebot
- Ein zweiter Vorschlag, der von der geforderten Leistung abweicht, aber dasselbe Ziel erreicht. Erlaubt ist er nur, wenn die Unterlagen das ausdrücklich sagen.
- NUTS
- Ein europäischer Nummernschlüssel für Regionen — Land, Bundesland, Regierungsbezirk, Kreis. Danach lässt sich nach Ihrem Einzugsgebiet filtern.
- Offenes Verfahren
- Jeder Betrieb darf direkt ein Angebot abgeben, ohne vorherige Bewerbung. Der häufigste und für Einsteiger einfachste Weg.
- Präqualifizierung
- Ihre Eignungsnachweise liegen vorab geprüft in einem Verzeichnis (z. B. PQ-VOB). Statt aller Einzelbelege reicht dann die Nummer aus dem Verzeichnis.
- Qualifizierte elektronische Signatur
- Die rechtlich strengste digitale Unterschrift; sie ersetzt die handschriftliche. Dafür brauchen Sie ein Zertifikat von einem zugelassenen Anbieter.
- Rahmenvertrag
- Ein Vertrag über Konditionen, aber ohne feste Abnahmemenge. Abgerufen wird später nach Bedarf — die genannten Mengen sind Schätzungen, keine Zusage.
- Schwellenwert
- Der Auftragswert, ab dem europaweit ausgeschrieben werden muss. Darunter gelten die einfacheren nationalen Regeln.
- Selbstreinigung
- Wer wegen eines früheren Fehlverhaltens ausgeschlossen werden könnte, kann darlegen, was er dagegen unternommen hat — Schaden ersetzt, Verantwortliche getrennt, Abläufe geändert.
- Teilnahmewettbewerb
- Eine vorgeschaltete Runde: Sie bewerben sich zuerst nur mit Ihren Eignungsnachweisen. Ein Angebot geben später nur die ausgewählten Betriebe ab.
- Textform
- Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, zum Beispiel eine E-Mail oder ein PDF. Eine Unterschrift von Hand ist nicht nötig.
- UVgO
- Die Regeln für Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte — also für die meisten kleineren Aufträge.
- Verfahrensart
- Die Spielregel des Verfahrens: wer mitbieten darf, ob vorher ausgewählt wird und ob verhandelt werden darf.
- Vergabestelle
- Die Stelle, die den Auftrag ausschreibt und vergibt — Amt, Stadtwerk, Klinik oder Behörde. Sie ist Ihr Ansprechpartner für Fragen zum Verfahren.
- Verhandlungsverfahren
- Nach den ersten Angeboten darf der Auftraggeber über Inhalt und Preis verhandeln. Rechnen Sie mit mehreren Runden und entsprechendem Aufwand.
- VgV
- Die Regeln für Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Dann wird europaweit ausgeschrieben.
- VOB/A
- Der Regelteil für die Vergabe von Bauleistungen. Er bestimmt, wie Bauaufträge ausgeschrieben und gewertet werden.
- Wertungspreis
- Der rechnerische Preis, mit dem Ihr Angebot verglichen wird — inklusive Zu- und Abschlägen aus der Wertungsformel. Er kann von Ihrer Angebotssumme abweichen.
- XRechnung
- Das Rechnungsformat, das Behörden in Deutschland verlangen: eine strukturierte Datei statt eines PDF. Die meisten Buchhaltungsprogramme können es erzeugen.
Kontakt
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