Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tenderwerk UG (haftungsbeschränkt), Auf der Höh 17A, 57629 Höchstenbach, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Paul Fel. Telefon +49 176 47739934, E-Mail info@tenderwerk.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die Voraussetzungen von Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht vorliegen.

2. Übersicht der Verarbeitungen

• Konto: E-Mail-Adresse und Passwort-Hash
• Organisation und Team: Name der Organisation, E-Mail-Adressen eingeladener Mitglieder
• Firmenprofil und hochgeladene Vergabeunterlagen
• Suchanfragen, Suchprofile, Suchagenten, Merkliste, Aufgaben und Kommentare
• Fragen an die Unterlagen und die Antworten
• technische Protokolle des Servers
• Kontaktangaben aus veröffentlichten Bekanntmachungen (siehe Nr. 14)

3. Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Konto und Nutzung des Dienstes, einschließlich der Mail-Alerts und Zusammenfassungen, die Sie für Ihre Suchagenten selbst einrichten und jederzeit abbestellen können
• Rechtliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Aufbewahrung von Rechnungen
• Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Betrieb und Sicherheit, Kartenanzeige, Kontaktangaben aus Bekanntmachungen, Fortführung bestehender Konten nach dem Betreiberwechsel (Nr. 15)

4. KI-gestützte Verarbeitung

Für Analyse, Eignungsprüfung, Fragen an die Unterlagen und die sinngemäße Suche übermitteln wir Vergabeunterlagen an die Google Gemini API, die Sie hochgeladen haben oder die wir aus den Portalen abgerufen haben. Außerdem übermitteln wir Angaben des Firmenprofils, Ihre Fragen und Ihre Suchbegriffe. Empfänger ist Google (Anbieter der Gemini API; Vertragspartei nach dem jeweils geltenden Google-Vertragswerk) als Auftragsverarbeiter. Google nutzt diese Daten im kostenpflichtigen Tarif nicht zum Training der Modelle und speichert Anfragen und Antworten für begrenzte Zeit zur Missbrauchserkennung. Die Verarbeitung kann in den USA und anderen Drittländern stattfinden; Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln und, für zertifizierte Empfänger in den USA, das EU-US Data Privacy Framework.

5. Empfänger

• Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 München: Hosting und Datensicherung, Rechenzentrum in der EU
• Google (Anbieter der Gemini API; Vertragspartei nach dem jeweils geltenden Google-Vertragswerk): KI-Auswertung (Nr. 4)
• Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich): Versand von Kontomails, Mail-Alerts, Einladungen und Zusammenfassungen, EU
• OpenFreeMap (openfreemap.org): Kartenkacheln, siehe Nr. 10
• öffentliche Vergabeportale als Datenquellen (reine Server-Abfragen, keine Daten von Ihnen)

Wir setzen keine Analyse- oder Werbedienste und kein Fehler-Tracking bei Dritten ein.

6. Speicherdauer

• Konto: bis zur Löschung des Kontos; Konten ohne Anmeldung seit mehr als zwölf Monaten können wir nach Vorankündigung per E-Mail löschen
• Konten aus der Zeit vor dem 01.10.2026: siehe Nr. 15
• hochgeladene Unterlagen: bis zur Löschung des Verfahrens oder des Kontos
• nach Vertragsende: Löschung innerhalb von 90 Tagen
• Sicherungskopien: verschlüsselt; gelöschte Daten verschwinden spätestens nach drei Monaten auch aus den Sicherungen
• technische Protokolle: Die IP-Adresse wird nur gekürzt gespeichert (IPv4 ohne das letzte Byte, IPv6 ohne die letzten 80 Bit). Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
• Kontaktangaben aus Bekanntmachungen: solange die Bekanntmachung im Bestand ist

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Die Datenkopie nach Art. 20 DSGVO können Sie selbst herunterladen: Nach der Anmeldung finden Sie unter „Konto“ im Abschnitt „Meine Daten“ ein Archiv mit allem, was Ihr Konto angelegt hat, samt Ihrer hochgeladenen Nachweise.

8. Beschwerderecht

Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt über TLS. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Backups werden verschlüsselt abgelegt.

10. Cookies und Karten

Zuschlagsreif setzt ein technisch notwendiges Session-Cookie für die Anmeldung. Es gibt keine Tracking-Cookies und deshalb kein Einwilligungsbanner.

Karten (Trefferkarte in der Suche, Ortskarten) lädt Ihr Browser als Kartenkacheln direkt von OpenFreeMap (tiles.openfreemap.org). Dabei erhält OpenFreeMap Ihre IP-Adresse und die Browserkennung, weil der Abruf technisch sonst nicht möglich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung der Karte). Karten werden nur geladen, wenn Sie eine Seite mit Karte öffnen.

11. KI-Transparenz (EU AI Act)

Analysen und Eignungsprüfungen sind automatisch erstellte Aufbereitungen der Vergabeunterlagen. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt; die Bewertung eines Verfahrens trifft der Nutzer selbst.

12. Auftragsverarbeitung

Für Geschäftskunden stellen wir auf Anfrage einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) bereit.

13. Pflichtangaben

Für ein Konto sind E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich. Alle weiteren Angaben (Firmenprofil, Suchprofile, Unterlagen) sind freiwillig.

14. Kontaktangaben aus Bekanntmachungen

Vergabestellen veröffentlichen in ihren Bekanntmachungen eine Kontaktstelle: Name der Organisation, Bezeichnung der Stelle, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Internetadresse; einzelne Portale führen zusätzlich den Namen einer Ansprechperson. Zuschlagsreif übernimmt diese Felder unverändert aus der jeweiligen Bekanntmachung (eForms BT-500 bis BT-507 sowie die entsprechenden Felder der nationalen Bekanntmachungsformulare) und zeigt sie beim Profil des Auftraggebers zusammen mit der Bekanntmachung an, aus der sie stammen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die Angaben stammen ausschließlich aus amtlichen Veröffentlichungen der Vergabestellen. Der Zweck ist auf die Anbahnung und Durchführung von Vergabeverfahren beschränkt.

Es findet kein Abgleich mit anderen Quellen statt. E-Mail-Adressen werden nicht aus Namensmustern gebildet, Kontaktangaben werden nicht angereichert und nicht an Dritte weitergegeben; für Werbung werden sie nicht verwendet.

Die Angaben sind nur für angemeldete Nutzer sichtbar; auf den frei zugänglichen Seiten erscheinen sie nicht. Verarbeitung und Speicherung erfolgen in der EU. An die Google-Gemini-API (Nr. 4) werden sie nicht übermittelt.

Gespeichert wird, solange die zugehörige Bekanntmachung im Bestand ist. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch: info@tenderwerk.de oder über die Konto-Seite. Nach einem Widerspruch wird die betreffende Angabe entfernt und beim erneuten Einlesen derselben Bekanntmachung nicht wieder aufgenommen; der Inhalt der amtlichen Bekanntmachung selbst kann nur die veröffentlichende Vergabestelle ändern.

15. Wechsel des Verantwortlichen

Bis zum 30.09.2026 hat Paul Fel Zuschlagsreif als Einzelunternehmer betrieben. Seit dem 01.10.2026 betreibt die Tenderwerk UG (haftungsbeschränkt) Zuschlagsreif. Sie hat die bestehenden Konten mit den dazugehörigen Daten übernommen, damit Sie den Dienst ohne Unterbrechung weiter nutzen können. Rechtsgrundlage der Übernahme ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bestätigen Sie die weitere Nutzung, verarbeiten wir Ihre Daten ab dann zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn Sie das nicht möchten, können Sie widersprechen oder Ihr Konto jederzeit löschen. Konten, deren Inhaber die weitere Nutzung bis zum 08.01.2027 nicht bestätigen, löschen wir mit allen Daten.

16. Nutzungsstatistik

Wir zählen Seitenaufrufe mit Plausible Analytics. Die Software läuft auf unserem eigenen Server; Daten gehen nicht an den Hersteller oder an Dritte. Plausible setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Aus IP-Adresse und Browserkennung wird eine täglich wechselnde Kennung gebildet; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Gespeichert werden nur zusammengefasste Werte (Seite ohne Suchparameter, Herkunftsseite, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Land). Suchbegriffe und Angaben zu Ihrem Konto werden nicht an Plausible übermittelt.

Außerdem zählen wir, wonach in der Suche gesucht wird: je Tag den Suchbegriff (in Kleinbuchstaben, höchstens 80 Zeichen), die Namen der gesetzten Filter, die Zahl der Suchen und die Zahl der Treffer. Wer gesucht hat, speichern wir dabei nicht, also weder Konto noch IP-Adresse noch Uhrzeit. Begriffe, die wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, lange Ziffernfolgen oder Namen von Personen aussehen, werden nicht gespeichert. Die Tageswerte löschen wir nach 400 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Angebots). Sie können der Zählung der Seitenaufrufe widersprechen, indem Sie das Skript /statistik.js im Browser blockieren; Zuschlagsreif funktioniert ohne das Skript.